ERP 有乜好?使用傳統會計軟件與企業管理系統(ERP)的分別

ERP 有乜好?使用傳統會計軟件與企業管理系統(ERP)的分別

「用 Excel、Quickbooks 或 Xero 記帳有甚麼不好?為甚麼我要轉用甚麼『企業管理系統』?」相信這是很多初創公司及中小企的疑問。究竟這些傳統會計軟件與企業管理系統(ERP)有甚麼分別?你又要如何從中選擇最適合公司的方案?

傳統會計軟件與 ERP 系統的確有一些共同的功能,不過,ERP 系統可以為你公司的所有業務帶來效益,而傳統的會計軟件只能提供給會計師等管理財政的人員使用,處理一些特定的會計活動,如收集及處理關鍵財務數據(如應付賬款、應收賬款、利潤、銷售額),有助加快製作財務報告(如資產負債表、收入報表、現金流量表、損益表),幫助瞭解公司的財務狀況,加快制定決策的速度,並減少行政工作及運作成本。

而 ERP 系統涵蓋一間公司不同的部門,例如是銷售及客戶管理系統、人力資源管理系統及庫存管理系統等;針對不同行業,ERP 系統更會提供適用的特定功能,助你輕鬆營運公司。今時今日,越來越多的公司也選擇使用現代化的 ERP 系統,大大提高公司的生產力、透明度、靈活性和效率。

延伸閱讀: 【公司營運】一個系統集中管理公司所有部門功能! Odoo ERP

以下圖表便總結了傳統會計軟件與 ERP 系統的同異之處:

詳細的解釋如下:

1. 與其它管理系統連結

ERP 系統擁有強大的功能,不侷限於處理財務事宜。例如, QuickBooks 可以單獨運行自己的數據庫,卻不能與公司其它部門的即時狀況同步,再者,若你使用 MYOB 或 Xero 會計軟件,你只可以管理資金的流入及流出,只能生該財政年度的報告,不夠靈活。

2. 為您提供廣闊的視野

ERP 系統包含運作一間公司的所有功能,讓你可以全方位地審視公司的表現和健康。即使傳統會計軟件的功能有多強大,它卻永遠侷限於管理財政,生成基本的財務報告,而這些報告所用的數據卻不一定是實時的數據,不能讓你即時掌握公司的財政狀況。

3. 滿足不同行業的需求

對比 ERP 系統,傳統會計軟件很難貼近行業的特定需求。很多 ERP 供應商如 Odoo 會針對不同行業的需要,提供不同的解決方案。例如,雖然經營零售業與製造業的需求截然不同,但傳統會計軟件很少會因應這些不同的需求,為其會計功能進行適當的調整。相反, ERP 系統就可以根據你的行業需求,為你提供貼心的功能,令你更方便地管理公司。

與ERP系統相比,會計軟件滿足的能力有限。 SAP等許多ERP供應商已經建立了針對特定行業的解決方案,以適應特定行業的市場需求。 例如,零售商店的需求將與從事製造業的組織的需求。 會計解決方案很少會因行業而變化,您需要為許可證付費並且通常通過雲來訪問軟件,但是自定義是有限的。 可以根據您的行業需求部署和定制ERP系統。

要選擇使用哪類軟件,其實最終亦取決於您的業務需求。 在一些情況下,您可能只需要基本的會計功能,如收集和處理財務數據、製作報告;但是如果您需要更多其它的功能,並與其它系統同步及融合,便建議你使用 ERP 系統,令公司的日常運作更加流暢。

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